Kennismaking met Stephanie en Sven
van CDO Office

Zij werkt bij Elia in Brussel, hij bij 50Hertz in Berlijn. Toch slagen ze erin om naadloos samen te werken als één team. Stephanie Slachmuylders als Manager van het CDO Office, Sven Schaust als medewerker van datzelfde Office (en als vervanger van Stephanie tijdens haar zwangerschapsverlof).

Stephanie Slachmuylders: ‘We ondersteunen de Chief Digital Officer, Michael von Roeder. De grote chef van de IT dus. De IT-dienst is opgesplitst in verschillende subafdelingen: ADM (Application Development & Maintenance), IDS (Infrastructure, Datacom & Security), Digital & Data en Innovation. Maar daarnaast heb je ook nog ons team, dat fungeert als een soort interface tussen al die domeinen. Alle transversale topics, alle onderwerpen die niet strikt tot de subafdelingen behoren, komen bij ons terecht.’

Sven Schaust: ‘Bijna vier jaar. De dienst werd opgericht in 2020 als onderdeel van de samenwerking tussen Elia en 50Hertz. Het Office is een soort neutrale partij. Al onze projecten zijn in het belang van de Group in zijn geheel, en niet van één afdeling, of van Elia of 50Hertz alleen. We zien het geheel en bekijken waar we het best kunnen ondersteunen.’

Stephanie: ‘Ons kernteam bestaat momenteel uit acht medewerkers; drie uit België en vijf uit Duitsland. Maar afhankelijk van het onderwerp versterken we ons team op tijdelijke basis met de nodige experten.’

Stephanie: ‘We werken voornamelijk op vier domeinen: IT Budget & Controlling, Strategy & Roadmaps, IT Service Management en Information Security. Ons belangrijkste doel is telkens de processen effciënter maken en harmoniseren. Neem nu strategie. Het is belangrijk dat we voor IT één strategie hebben, en niet een voor Elia en een andere voor 50Hertz. Ook Information Security proberen we zo veel mogelijk gelijk te trekken. De wetgeving verschilt in België en Duitsland, dus we kunnen niet alles harmoniseren, maar we delen wel best practices, templates, documenten …’

Sven: ‘Hetzelfde geldt voor IT Budget & Controlling. Vroeger waren er aparte budgetten voor Elia en 50Hertz. Nu we één groep zijn, is het belangrijk een goed overzicht te hebben: hoeveel spenderen we in totaal aan IT? Om te weten waar het geld precies naartoe gaat, moeten we de budgetten op een gelijke manier beheren.’

Sven: ‘Duitsers houden van regels. We schrijven graag alles netjes op, houden van alles verslagen en documenten bij. De Belgen zijn vaak wat pragmatischer. Ze denken sneller: we weten hoe het werkt, we hoeven niet alles tot in de puntjes te regelen. Ze hebben iets meer vrijheid qua aanpak.’

Sven: ‘Door goed te communiceren, door anderen te laten begrijpen waarom je bepaalde dingen wilt doen en wat je doel is, om dan samen uit te zoeken hoe je de gezamenlijke doelen zo efficiënt mogelijk bereikt.’

Stephanie: ‘Absoluut, we houden elkaar mooi in evenwicht. Zo kunnen wij leren van onze Duitse collega’s dat het zeker een goed idee is om gestructureerder te werken en ervoor te zorgen dat alles goed gedocumenteerd is. Wanneer iemand ziek is of onverwacht wegvalt, weet de vervanger dan beter wat hij of zij precies moet doen.’

Sven: ‘Omgekeerd kan het voor de Duitse teams voordelig zijn om de medewerkers meer te empoweren zoals in België, om ze een grotere vrijheid te geven en zelf beslissingen te laten nemen over hoe ze te werk gaan. Duitse collega’s mogen dus af en toe wat pragmatischer werken, en Belgische wat gestructureerder. Het komt eropaan een goede balans te vinden.’

Stephanie: ‘Zeker. Denk maar aan de e-learning op het gebied van informatiebeveiliging. 50Hertz had al een tijdje voor ons een digitale training met tips over wachtwoorden, hoe je omgaat met documenten die gevoelige informatie bevatten … Een deel daarvan hebben we vertaald en aangepast. Zo konden we heel wat geld en tijd uitsparen bij het uitrollen van een gelijkaardige training in België.’

Stephanie: ‘Elke dinsdag vindt een online teammeeting plaats waarin we de onderwerpen bespreken en waarin we elkaar advies geven. Op vrijdagmiddag houden we ook een virtuele koffieklets, met meer persoonlijke babbels. Daarnaast organiseren we regelmatig live meetings in Berlijn en in Brussel, of op een plek tussen de twee hoofdsteden in. In Keulen of Frankfurt bijvoorbeeld.’

Sven: ‘Die live meetings zijn heel belangrijk. Teams-vergaderingen zijn handig. We organiseren ze in telepresence rooms, die een ervaring bieden die dicht tegen een face-to-facemeeting aanleunt. Toch is het goed om elkaar af en toe in levende lijve te zien. Dat versterkt de relaties, iets wat onmisbaar is in deze job.’

Sven: ‘Goed communiceren is cruciaal. Dat geldt voor alle bedrijven, maar voor een onderneming als Elia Group met afdelingen in Berlijn en Brussel in het bijzonder. Ga, zodra je twijfelt of je iets wel goed hebt begrepen, het gesprek aan met de collega’s of stakeholders. Probeer je in te leven in hun standpunt voor je je eigen standpunt verdedigt.’

Stephanie: ‘Daarnaast is het in ieders belang om goed rond te kijken naar wat er gebeurt binnen andere directies, divisies of afdelingen voor je een nieuw initiatief of project opstart. Vaak kan je samenwerken of voortbouwen op vroegere realisaties. Op die manier vergroten we onze efficiëntie als bedrijf.’

‘Daarnaast wil ik ook graag meegeven dat collega’s met elke vraag bij ons terechtkunnen. Als ze een topic zien dat een impact heeft over de verschillende IT-afdelingen heen, mogen ze altijd contact met ons opnemen en dan bekijken we samen of we kunnen helpen of eventueel een project kunnen opzetten.’