Rencontre avec Stephanie et Sven du CDO Office

Elle travaille chez Elia à Bruxelles, lui chez 50Hertz à Berlin. Pourtant, ils parviennent à collaborer de façon fluide comme une seule équipe. Stephanie Slachmuylders est la Manager du CDO Office, Sven Schaust est collaborateur de ce même Office (et remplaçant de Stephanie pendant son congé de maternité).

Stephanie Slachmuylders : « Nous soutenons le Chief Digital Officer, Michael von Roeder, qui est le grand responsable de l’IT. Le service IT est divisé en plusieurs sous-départements : ADM (Application Development & Maintenance), IDS (Infrastructure, Datacom & Security), Digital & Data et Innovation. Mais il y a aussi notre équipe, qui sert d’interface entre tous ces domaines. Tous les sujets transversaux, qui ne relèvent pas strictement des sous-départements, arrivent chez nous. »

Sven Schaust : « Presque quatre ans. Le service a été créé en 2020 dans le cadre de la collaboration entre Elia et 50Hertz. Le CDO Office est une sorte de partie neutre. Tous nos projets servent l’intérêt du Groupe dans son ensemble, et non d’un seul département, ni uniquement d’Elia ou de 50Hertz. Nous avons une vision globale et cherchons où nous pouvons offrir le meilleur soutien. »

Stephanie : « Notre équipe principale se compose actuellement de huit collaborateurs : trois venant de Belgique et cinq d’Allemagne. Mais en fonction des sujets, nous renforçons temporairement l’équipe avec les experts nécessaires. »

Stephanie : « Nous travaillons principalement sur quatre domaines : la gestion et le contrôle du budget IT, la stratégie et les feuilles de route, la gestion des services IT et la sécurité de l’information. Notre objectif principal est chaque fois de rendre les processus plus efficaces et de les harmoniser. Prenez la stratégie, par exemple. Il est important que nous ayons une seule stratégie IT, et non une pour Elia et une autre pour 50Hertz. Nous essayons aussi d’aligner au maximum la sécurité de l’information. La législation étant différente en Belgique et en Allemagne, nous ne pouvons pas tout harmoniser, mais nous partageons tout de même les meilleures pratiques, les modèles et les documents. »

Sven : « C’est la même chose pour la gestion et le contrôle du budget IT. Avant, il y avait des budgets séparés pour Elia et 50Hertz. Maintenant que nous formons un seul groupe, il est important d’avoir une bonne vue d’ensemble : combien dépensons-nous au total pour l’IT ? Pour savoir exactement où va l’argent, nous devons gérer les budgets de la même manière. »

Sven : « Les Allemands aiment les règles. Nous aimons tout consigner soigneusement, garder des comptes rendus et des documents de tout. Les Belges sont souvent un peu plus pragmatiques. Ils pensent plus facilement : nous savons comment cela fonctionne, il n’est pas nécessaire de tout régler dans les moindres détails. Ils ont un peu plus de liberté dans leur manière d’aborder les choses. »

Sven : « En communiquant bien, en aidant les autres à comprendre pourquoi tu veux faire certaines choses et ce que tu veux atteindre, puis en cherchant ensemble comment atteindre ces objectifs communs de la manière la plus efficace possible. »

Stephanie : « Absolument, nous nous maintenons bien en équilibre. Par exemple, nous pouvons apprendre de nos collègues allemands qu’il est vraiment utile de travailler de façon plus structurée et de bien documenter les choses. Si quelqu’un tombe malade ou s’absente de manière inattendue, la personne qui le remplace sait alors beaucoup mieux ce qu’elle doit faire. »

Sven : « À l’inverse, il peut être avantageux pour les équipes allemandes de donner plus de pouvoir aux collaborateurs, comme en Belgique, en leur offrant plus de liberté et en leur permettant de décider eux-mêmes comment ils s’y prennent. Les collègues allemands peuvent donc parfois travailler de façon un peu plus pragmatique, et les Belges un peu plus structurée. L’essentiel est de trouver un bon équilibre. »

Stephanie : « Certainement. Prenez, par exemple, la formation en ligne sur la sécurité de l’information. 50Hertz proposait déjà, avant nous, une formation numérique avec des conseils sur les mots de passe, la gestion des documents contenant des informations sensibles, etc. Nous en avons traduit et adapté une partie. Cela nous a permis d’économiser beaucoup d’argent et de temps lors du déploiement d’une formation similaire en Belgique. »

Stephanie : « Chaque mardi, nous avons une réunion d’équipe en ligne où nous discutons des sujets à traiter et nous nous donnons des conseils. Le vendredi après-midi, nous prenons aussi un café virtuel, avec des discussions plus personnelles. En outre, nous organisons régulièrement des réunions en présentiel, à Berlin et à Bruxelles, ou dans une ville située entre les deux capitales, comme Cologne ou Francfort, par exemple. »

Sven : « Ces réunions en présentiel sont très importantes. Les réunions Teams sont pratiques. Nous les organisons dans des salles de téléprésence, qui offrent une expérience proche d’une réunion en face à face. Mais il est tout de même bon de se voir de temps en temps en personne. Cela renforce les relations, ce qui est indispensable dans ce métier. »

Sven : « Bien communiquer est crucial. Cela vaut pour toutes les entreprises, mais particulièrement pour une société comme Elia Group qui a des équipes à Berlin et à Bruxelles. Dès que tu as un doute sur ta compréhension d’un sujet, engage la discussion avec les collègues ou les parties prenantes. Essaie de te mettre à leur place avant de défendre ton propre point de vue. »

Stephanie : « En plus, il est dans l’intérêt de tout le monde de bien s’informer de ce qui se passe dans les autres directions, divisions ou départements avant de lancer une nouvelle initiative ou un nouveau projet. Souvent, il est possible de collaborer ou de s’appuyer sur des réalisations précédentes. De cette façon, nous renforçons notre efficacité en tant qu’entreprise. »

« J’aimerais aussi ajouter que les collègues peuvent toujours venir nous voir pour toute question. S’ils identifient un sujet qui a un impact sur plusieurs départements IT, ils peuvent toujours nous contacter. Ensemble, nous verrons si nous pouvons aider ou éventuellement lancer un projet. »